【介護保険サービス】利用者ファイルの作成方法について

利用者ファイルは、運営指導で主に確認される書類です。日頃から利用者ファイルの運用を確実に行いましょう。
「利用者ファイル書類チェックシート」をダウンロードして、ぜひご活用ください。

以下は、利用者ファイルに基本的に必要となる書類です。
ファイリングの順番に決まりはありませんが、①〜⑧の順番を推奨しております。

下記を参考に、事業所の運用に合わせて整理してください。

① 基本情報（フェイスシート）
基本情報（フェイスシート）は、任意ですが、プロケアDXではファイリングすることを推奨しております。
基本的に利用開始時に作成し、住所・連絡先・医療情報などに変更があった場合は、その都度更新します。

② アセスメントシート（ADL・QOLなど）
ADLやQOLの変化、要介護度の変更があった場合は、その都度更新します。
プロケアDXでは、少なくとも年1回の更新を推奨しています。

③ ケアプランのコピー
新規依頼時、短期目標の更新時、要介護認定の更新時、要介護度の変更時には、ケアマネジャー等から最新のものを取得してください。

④ サービス担当者会議の記録
ケアプランの更新に伴って会議が開催された回数分の記録が必要です。
プロケアDXの法定書類作成に「サービス担当者会議の記録」のテンプレートがありますのでご活用ください。
※自事業所で議事録を作成する必要があります。
※軽微な変更のみの場合は、会議が開催されないこともあります。

⑤ 訪問介護計画書
訪問介護計画書は、ケアプランと同じ数だけ必要です（ケアプランが更新されるたびに作成します）。
自事業所で作成したアセスメントシートをもとに、ケアプランの内容と相違がないように作成してください。

プロケアDXでは、法令を遵守した運用がしやすくなるよう、ケアプランの目標を、
作成者自身の言葉で訪問介護計画書の目標に反映することを推奨しています。
また、短期目標の期間は、ケアプランの短期目標の期間に合わせます。

訪問介護計画書の期間が終了する前に、新しいケアプランをもとに新しい訪問介護計画書を作成し、
利用者様の同意を得たうえで交付する必要があります。

常に、同意を得た訪問介護計画書に基づいてサービスを提供できるよう、計画書の期限を管理してください。

⑥ モニタリングの記録
モニタリングは、訪問介護計画書の期間内に、少なくとも1回実施し記録を残します。
※指定権者（自治体）から実施頻度について指導がある場合は、それに従ってください。

⑦ 重要事項説明書・契約書・個人情報使用同意書
いずれも、署名（または記名押印）済みの原本、もしくは電磁的方法による同意の記録を保管します。

⑧ 介護保険被保険者証・介護保険負担割合証のコピー

そのほか、事業所の運用に合わせて、サービス提供票（予定・実績）、サービス提供記録（訪問ごとの記録）、薬剤情報などを綴じる場合もあります。
※サービス提供記録は、作成・保存そのものが義務づけられています。
利用者ファイルに綴じるか別に保管するかは、事業所の運用に合わせてください。

おすすめの運用方法
次回の訪問介護計画書の作成期限を忘れないよう、「利用者ファイル書類チェックリスト」で期限を確認し、
その日付を書いた付箋を利用者ファイルごとに貼っておきましょう。