【障害福祉サービス】利用者ファイルの作成方法について

利用者ファイルは、運営指導で主に確認される書類です。日頃から利用者ファイルの運用を確実に行いましょう。
「利用者ファイル書類チェックシート」をダウンロードして、ぜひご活用ください。

以下は、利用者ファイルに基本的に必要となる書類です。
ファイリングの順番に決まりはありませんので、下記を参考に、事業所の運用に合わせて整理してください。

① 基本情報（フェイスシート）
基本情報（フェイスシート）は、任意ですが、プロケアDXではファイリングすることを推奨しております。
基本的に利用開始時に作成し、住所・連絡先・医療情報などに変更があった場合は、その都度更新します。

② アセスメントシート（ADL・QOLなど）
個別支援計画書を作成する前に行い、利用者様の状況と解決すべき課題を把握します。
ADLやQOLの変化、障害支援区分の変更があった場合は、その都度更新します。
プロケアDXでは、少なくとも年1回の更新を推奨しています。

初回契約時の留意点
重要事項説明書の締結日の同日もしくは、初回サービス提供日の同日までにアセスメントの作成が必要です。

③ サービス等利用計画のコピー ※入手できる場合
相談支援専門員が作成したサービス等利用計画、またはセルフプランのコピーです。
新規依頼時や、支給決定の更新・変更時には、相談支援専門員等から最新のものを入手してください。

④ サービス担当者会議・カンファレンスなどの記録
サービス担当者会議やカンファレンスが開催された回数分の記録を綴じます。
プロケアDXの法定書類作成に「サービス担当者会議の記録」のテンプレートがありますのでご活用ください。
※自事業所で議事録を作成する必要があります。
※セルフプランの場合など、会議が開催されないこともあります。

⑤ 個別支援計画書（居宅介護計画書・重度訪問介護計画書）
アセスメントとサービス等利用計画（セルフプランを含む）を踏まえ、受給者証の支給量の範囲内で作成します。
短期目標の期間は、3〜6か月を目安に設定します。
※一般的には6ヶ月を設定します。

計画書の期間が終了する前や、サービス内容が変わるときは、新しい計画書を作成します。
利用者様と同居のご家族に説明し、同意を得たうえで交付する必要があります。

計画相談支援を利用されている場合は、相談支援事業所にも交付します。
常に、同意を得た計画書に基づいてサービスを提供できるよう、計画書の期限を管理してください。

⑥ モニタリングの記録
個別支援計画書の期間内に、少なくとも1回実施し、結果を相談支援事業所と共有します。
※指定権者（自治体）から実施頻度について指導がある場合は、それに従ってください。

⑦ 重要事項説明書・契約書・個人情報使用同意書
いずれも、署名（または記名押印）済みの原本、もしくは電磁的方法による同意の記録を保管します。
個人情報使用同意書は、ご家族の情報を扱う場合、ご家族からも同意を得ます。

⑧ 障害福祉サービス受給者証のコピー
支給決定の有効期間と支給量を確認します。
事業者記入欄に契約支給量などを記入し、そのページも含めてコピーします。
受給者証が更新・変更されたら、最新のものに差し替えます。

⑨ 契約内容報告書の控え
契約したときと契約内容が変わったときに、支給決定をした市町村へ遅滞なく提出し、その控えを綴じます。

そのほか、事業所の運用に合わせて、サービス提供記録・サービス提供実績記録票、法定代理受領通知の控え、薬剤情報などを綴じる場合もあります。
※サービス提供記録は、訪問のたびに作成し、利用者様の確認を受けることが義務づけられています。
給付費を代理受領した際の利用者様への通知（法定代理受領通知）も必須です。
利用者ファイルに綴じるか別に保管するかは、事業所の運用に合わせてください。
※サービス提供に関する記録は、提供した日から5年間保存します。

おすすめの運用方法
受給者証の有効期限と、次回の個別支援計画書の作成期限を忘れないよう、その日付を書いた付箋を利用者ファイルごとに貼っておきましょう。